“業務の切り出し”でコア業務に注力し効率化を実現 事例紹介 介護向け住宅リフォームに関する図面おこし ～業務プロセスの標準化と丁寧なコミュニケーションで仕事の質と量が向上～
NEWS LETTER｜2020.08.20
障がい者の就労支援を行うセルフ・エー株式会社（所在地：東京都港区、代表取締役：大島公一）は、現在、就労継続支援A型事業所※1を中心に67事業所※2を展開し、全国で約1,500名（延べ2,300名）の障がい者雇用ネットワークを構築しています。
仕事に取り組むメンバー（利用者）とスタッフ
今回のニュースレターでは、障がい者雇用において課題としてよく挙げられる“業務の切り出し”の事例を紹介します。当社は、2020年3月より、介護向け住宅リフォーム事業を行う株式会社ユニバーサルスペース（本社：神奈川県横浜市、代表取締役：遠藤哉、以下ユニバーサルスペース社）より改装工事計画案作成の仕事を請け負っています。
スピードと正確性が求められる業務 丁寧なコミュニケーションで仕事の質が向上
ユニバーサルスペース社では、AIアプリを使用して介護リフォームの資料を作図しています。しかしAIアプリで対応できない案件があり、当社ではそうした案件の手書き図面をデータ化したり、手すりを設置する場所をマーキングしたりする業務を請け負っています。リフォームを相談される方のほとんどが、「今日にでも工事をして欲しい」とお困りです。また、介護リフォーム補助金制度への申請などに必要な書類として、作成はスピーディかつ正確な作業が求められます。
そこで当社ではネットワークを活用し、メンバー（利用者）※3一人ひとりの負担を分散し、業務に従事できないメンバーが出た場合には他のメンバーがカバーするなどのワークシェアリングをベースとした対応で依頼に応えています。当初は、仕上げたデータについて修正が必要な事もありましたが、ユニバーサルスペース社からの丁寧なフィードバックや、当社内での業務チェック体制の見直しを重ね、今では 1日に約15～20件の業務をこなしています。
また、仕事を発注していただいているユニバーサルスペース社は神奈川県にあり、仕事を請け負っているメンバーは石川県にある複数の事業所に在籍しています。遠隔でのアウトソーシングですが、メンバーを指導する運営管理者とユニバーサルスペース社の担当者様を中心に、電話やメール、時にはオン ライン会議を開き、丁寧なコミュニケーションを図ることによって今では、求められるスピードと正確性に応えられるようになりました。
ユニバーサルスペース社の担当者様から「当初は、個々のスキルが見えなかったことや、納期が短いので対応してもらえるかが不安でした。コロナ禍で件数が減少した際に、できるだけ細かにフィードバックしたことで仕事の質があがりました。今では納品いただいたデータに修正をお願いすることが少なくなりました。今後も引き続きお願いできればと思っています」とのコメントを頂いています。
左：【業務例】手書きの図面をフォーマットに従ってデータ化 右：現場で撮影した写真上に手すりの取り付け場所をマーキング
“業務の切り出し”によりコア業務に集中、業務効率を上げるためのヒント
企業が障がい者雇用を検討する際や、A型事業所・B型事業所にアウトソーシングする際に、課題として挙がるのが“業務の切り出し”です。今回紹介した事例では、業務の切り出しについては既にアウトソーシングしている業務でした。しかし、それまでのアウトソーシング先が作成できる件数が限られており、社員が残業して対応していたそうです。そこで、新たな外注先として当社で仕事を請け負う事になり、社員の残業も減ったとの事。今回の事例を通して業務の切り出しの際のヒントとなる事を3点にまとめると以下の通りです。
①作成する資料のフォーマットが細かく決まっていた（業務プロセスの標準化）
②納品したデータに不備があった際は、つど丁寧なフィードバックがある（業務の質向上）
③業務量が増えそうな場合は、事前に連絡があり相談できる（コミュニケーション）
障がい者が働きやすい社会は、全ての人が働きやすい社会に通じる
新型コロナウイルスは、働き方や生活様式を否応なく変えました。しかし、テレワークや在宅勤務、時差出勤など働き方の多様性が浸透することで、働きやすくなる人もいます。これは障がい者の就労支援を行う当社にとっては、活躍の場を広げるチャンスと捉えています。障がい者にとって働きやすい環境は、全ての人が働きやすい・暮らしやすいダイバーシティへの第一歩となると信じ、当社は今後も活躍の場を広げるべく実績を積み重ねてまいります。
※1 障害者総合支援法における就労系障害福祉サービスの１つとして、一般企業への就職が困難な障がい者へ働く機会の提供を行う場所。企業などから依頼された仕事を担うためにスキル、知識の習得など必要な就労訓練を行います。A型事業所では、障がい者と雇用契約を結び、給料を支払います。これに対しB型事業所は非雇用の形式で、比較的障がいのレベルが重度の人が利用する傾向にあります。また、原則24カ月（2年間）の期間内で一般就労するために事業所内や企業における作業や実習、適性に合った職場探しと定着のための支援を行う「就労移行支援事業」。他に、「就労定着支援事業」があります。
※2 2020年8月１日時点の事業所数。都道府県別の内訳は以下の通り。（ ）内は事業所数
青森県（1）、山形県（2）、宮城（1）、茨城県（9）、群馬県（7）、埼玉県（2）、東京都（3）、
神奈川県（3）、新潟県（3）、石川県（10）、富山県（8）、福井県（1）、山梨県（3）、長野県（3）、三重県（1）、京都府（1）、大阪府（6）、広島県（3）
